Home > ビジネス文書始末書
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始末書とは仕事上の不始末や事故、遅刻や無断欠勤などを繰り返した時など、それを会社に対してお詫びし、２度と繰り返さないことを誓うためのビジネス文書です。上司から提出するように支持され、自分の反省の気持ちを素直につづらなければなりません。自分から自主的に提出するものは「詫び状」となります。
始末書に必要とされることは、
１．不始末を起こした経緯
２．反省と謝罪の気持ち
３．２度と不始末を起こさないようにする気持ち
が会社側に伝わるように書く必要があります。
会社に始末書の用紙を用意してある場合もありますが、ない場合は罫線の入ったＢ５かＡ４の用紙に、黒インクのボールペンで書きます。
手書きで書くことが基本です。
「始末書」と表題をまず書きます。
そして、不始末の内容とどうしてそうなってしまったかの原因、理由を詳しくわかりやすく書きます。
次に不始末の反省とお詫びの気持ちを書きます。
そして、２度とその不始末を繰り返さないという誓約を書きます。
最後に寛大な処置の御願いと、社内規定に従う旨を書きましょう。
注意したいことは、他人のせいにしたり、言い訳や責任逃れになるようなことは書かないようにしましょう。
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私は始末書を書いたことはありませんが、社内で始末書を目にすることがあります。私の会社の始末書はだいたい工事現場で建設機械の重機を壊してしまったり、大型トラックやトレーラーでの事故の件です。高価な機械や車両ですので修理代は何百万円単位になることが多く、社長の嘆きはたいへんなものです。
しかし、始末書を書かなければならない本人の心境も計り知れません。ほんの不注意で起こした事故、起こしたくて起こした事故ではありません。本当に本人も気落ちしていることでしょう。しかし、会社側としては２度とこのような事故はおこしてもらいたくありません。きちんとどうしてそのような事故が起きたのか、どうすれば事故を再発しないようにできるのか、はっきりさせなければなりません。
私の会社の始末書はとてもビシネス文書と呼べるようなものではありません。まず、事故現場の図を書きます。状況説明の図です。そして文章を書きますが、現場の仕事が多い社員で、文章を書いたりする仕事の社員ではないため、文章を書くことに慣れていないので、誤字脱字ありのひどい文章です。
しかし、そんな始末書でも本人の謝罪の気持ちが伝わってきます。「もう２度とこのような事故はおこしません。寛大なご処置を御願い申し上げます。」という言葉で締めくくられています。特にひどく常識を損ねた始末書でなければ、手書きでていねいに本人の気持ちを表した始末書が一番のビジネス文書かもしれません。
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